Zásady ochrany osobných údajov

Prehlásenie prevádzkovateľa o spracúvaní osobných údajov

V tejto sekcii uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov), a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ A-Z GROUP SLOVAKIA s. r. o. so sídlom Družstevná ulica 262/11A, IČO: 54 260 825 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 950 444 944 alebo e-mailom: [email protected].

1. Prevádzkovateľ

A-Z GROUP SLOVAKIA s. r. o. Družstevná ulica 262/11A 075 01 Plechotice IČO: 54 260 825

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb využíva nasledujúce kategórie sprostredkovateľov:

• dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom
• dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov: osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa, právny zástupca, audítor, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímnych právnych základov a v súlade s presne vymedzenými účelmi:

Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku Ak nás kontaktujete prostredníctvom webového formulára, e-mailom, telefonicky alebo poštou, spracúvame Vaše osobné údaje za účelom odpovede a vybavenia Vašej požiadavky. Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Máte právo kedykoľvek namietať takéto spracúvanie.

Vypracovanie ponuky a vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy V prípade, že prejavíte záujem o naše služby (napr. legalizáciu stavby, spracovanie projektovej dokumentácie, zastupovanie pred úradmi alebo inžiniersku činnosť), spracúvame Vaše údaje na účely prípravy cenovej ponuky, konzultácií a komunikácie pred uzatvorením zmluvy. Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy.

Plnenie zmluvy a realizácia služieb Po uzatvorení zmluvného vzťahu (napr. pri objednávke spracovania dokumentácie, zastupovania pred stavebným úradom alebo pri zabezpečení profesií) spracúvame osobné údaje nevyhnutné na plnenie zmluvy – t. j. na vybavenie objednávky, komunikáciu, fakturáciu, úradné úkony, vyhotovenie projektov a podklady potrebné na legalizáciu stavby. Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy.

Komunikácia s úradmi a tretími stranami V rámci vybavovania právnych, projektových a administratívnych záležitostí Vašej stavby môžu byť Vaše údaje sprístupňované dotknutým orgánom štátnej správy (napr. stavebný úrad, kataster, životné prostredie, správcovia sietí). Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – plnenie zmluvy, prípadne čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti.

Plnenie zákonných povinností Osobné údaje spracúvame aj v nevyhnutnom rozsahu pre účtovné, daňové a archivačné účely, ako aj pre plnenie povinností podľa stavebnej a súvisiacej legislatívy. Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – splnenie zákonnej povinnosti.

Evidencia zmlúv, objednávok a korešpondencie Z dôvodu preukázateľnosti poskytovania služieb a riadneho výkonu podnikateľskej činnosti uchovávame základnú administratívnu evidenciu (napr. zmluvy, faktúry, komunikáciu s klientmi). Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) a písm. f) GDPR – plnenie zmluvy a oprávnený záujem prevádzkovateľa. Máte právo namietať takéto spracúvanie.

Evidencia kontaktov obchodných partnerov a spolupracovníkov Osobné údaje kontaktných osôb (napr. zástupcov subdodávateľov, projektantov, geodetov, stavebných inžinierov a pod.) spracúvame na účely zabezpečenia plynulej spolupráce. Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov. Máte právo namietať takéto spracúvanie.

Marketingová komunikácia a prezentácia projektov Vaše údaje môžeme spracúvať na účely informovania o našich službách, novinkách, úspešne zrealizovaných projektoch a na propagáciu našich činností (napr. zverejnenie fotografií projektov na webovej stránke alebo sociálnych sieťach). Právny základ:

• čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR – oprávnený záujem, ak ste naším klientom a ide o marketing podobných služieb;
• čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR – Váš súhlas, ak ide o nové kontakty, newslettery, PR materiály, fotografie alebo videozáznamy, ktoré obsahujú osobné údaje.

Súhlas je dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb:

• Klienti (vlastníci stavieb, investori, fyzické osoby objednávajúce služby)
• Zmluvní partneri a subdodávatelia (projektanti, geodeti, odborní garanti)
• Uchádzači o zamestnanie a spolupracovníci
• Fyzické osoby komunikujúce prostredníctvom webu, e-mailu alebo telefónu
• Účastníci marketingových alebo prezentačných aktivít

Rozsah spracúvaných osobných údajov:

• Identifikačné údaje (meno, priezvisko, názov firmy, IČO, DIČ, adresa)
• Kontaktné údaje (e-mail, telefónne číslo, poštová adresa)
• Údaje súvisiace s projektom alebo stavbou (parcelné čísla, typ stavby, dokumentácia)
• Údaje súvisiace s obchodnými vzťahmi (zmluvy, objednávky, fakturácia)
• Obsah komunikácie (e-maily, listy, správy z formulárov)
• Fotografie alebo audiovizuálne záznamy (len ak sú použité na marketingové a prezentačné účely)
• Údaje potrebné na splnenie zákonných povinností

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad na účely zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako:

• boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
• zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
• boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
• boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
• boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
• uplynula lehota, na ktorú bol súhlas udelený, alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
• bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
• nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov, a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria, o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

• Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
• Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje, a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.
• Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.
• Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne v sídle Prevádzkovateľa, telefonicky alebo písomne (poštou / e-mailom).

Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti. Platné právne predpisy a Nariadenie GDPR, resp. zákon, Vám zabezpečujú najmä:

Právo na prístup – Máte právo od nás požadovať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a pokiaľ tomu tak je, získať kópiu týchto údajov a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia, resp. § 21 Zákona. V prípade, že o Vás získavame veľké množstvo údajov, môžeme od Vás požadovať, aby ste špecifikovali svoju požiadavku na okruh konkrétnych údajov, ktoré o Vás spracúvame.

Právo na opravu – K tomu, aby sme o Vás neustále spracúvali len aktuálne osobné údaje, potrebujeme, aby ste nám ich zmenu oznámili čo najskôr, ako nastane. V prípade, že o Vás spracúvame nesprávne údaje, máte právo požadovať ich opravu.

Právo na výmaz – Ak budú naplnené podmienky článku 14 Nariadenia, resp. § 23 Zákona, môžete požadovať výmaz Vašich osobných údajov. O výmaz preto môžete žiadať napríklad ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ spracúvania, alebo v prípade, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo sa pominul účel, na ktorý sme Vaše osobné údaje spracúvali, a nespracúvame ich za iným kompatibilným účelom. Vaše údaje však nevymažeme, ak sú potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania – Ak budú naplnené podmienky článku 18 Nariadenia, resp. § 24 Zákona, môžete od nás požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. O obmedzenie preto môžete žiadať napríklad počas toho, ako namietate správnosť spracúvaných údajov, alebo v prípade, že je spracúvanie nezákonné a Vy si neželáte, aby sme údaje vymazali, ale potrebujete, aby ich spracúvanie bolo obmedzené počas toho, ako si uplatníte Vaše práva. Vaše údaje naďalej spracúvame, ak existujú dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na prenosnosť – Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo vykonávané za účelom plnenia zmluvy uzatvorenej s Vami a zároveň vykonávané automatizovanými prostriedkami, máte právo od nás obdržať Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali, v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte. Ak o to budete mať záujem a bude to technicky možné, Vaše osobné údaje prenesieme priamo k inému prevádzkovateľovi. Toto právo nebude možné uplatniť na spracúvanie vykonávané z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci.

Právo namietať voči spracúvaniu – Ak spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nám zverenej, alebo pokiaľ je spracúvanie vykonávané na základe našich oprávnených záujmov či oprávnených záujmov tretej strany, máte právo namietať voči takémuto spracúvaniu. Na základe Vašej námietky spracúvanie osobných údajov obmedzíme, a pokiaľ nepreukážeme závažné oprávnené dôvody spracúvania, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, osobné údaje naďalej spracúvať nebudeme a Vaše osobné údaje zmažeme. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Po vznesení námietky Vaše osobné údaje už na tento účel spracúvať nebudeme.

Právo podať sťažnosť – Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s Nariadením, resp. Zákonom, máte právo podať sťažnosť na jeden z príslušných dozorných orgánov, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo miesta údajného porušenia. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, web: www.dataprotection.gov.sk, tel.: +421 2 3231 3220.

Právo odvolať súhlas – Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na už vykonané spracúvanie. Ak sa kedykoľvek neskôr rozhodnete, že máte záujem opätovne dostávať od nás obchodné a marketingové ponuky o našich produktoch a službách, svoj odvolaný súhlas (respektíve podanú námietku) môžete kedykoľvek znovu udeliť, a to ktoroukoľvek vyššie uvedenou formou kontaktu.

8. Kontaktné údaje Úradu na ochranu osobných údajov

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky Budova Park One, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, Slovenská republika IČO: 36 064 220

Podateľňa: pondelok – štvrtok 8:00 – 15:00, piatok 8:00 – 14:00 Telefonické konzultácie v oblasti ochrany osobných údajov: utorok a štvrtok 8:00 – 12:00, tel.: +421 2 3231 3220 Sekretariát predsedu úradu: +421 2 3231 3211 · Sekretariát úradu: +421 2 3231 3214 · Fax: +421 2 3231 3234 Hovorca: mobil 0910 985 794, e-mail [email protected]

E-mail: [email protected] (všeobecne) · [email protected] (žiadosti o informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z.) · [email protected] (webové sídlo) · [email protected] (poradenstvo pre deti, mládež, študentov, učiteľov a rodičov)